Få succes som leder i den digitale implementering

Hvor er det lige, at skoen trykker? Det kan du som leder hurtigt blive opmærksom på, når der skal igangsættes et nyt fagsystem - men du bliver altså nødt til at engagere dig og være til stede. Det kræver faktisk, at man som leder kan tage styring på opgaven og ikke mindst ”tør” at stille organisationen og sig selv til skue.

Nedstående eksempler kan du som leder anvende, når du skal finde ud af, hvordan I organisatorisk kan justere. Hos Sofus leverer vi ikke blot en digital ramme, vi forsøger også at skabe et ”udviklingsmiljø”, hvor både ledere og medarbejdere indgår i et læringsfællesskab.

Så her får du lige tretrinsraketten:

Trin 1:

  1. Få præsenteret programmet og vær insisterende på at beholde en midlertidig kode. Så kan du med ro ”kigge dig ind” i programmet. Aftal et opfølgningsmøde, hvor du har forberedt spørgsmål til funktionerne.
    • Spørg dig selv: Lever programmet op til GDPR.
    • Kan programmet skabe en faglig ramme for arbejdet. Kan der skrives ud fra handleplanens fokusområde (ICS, VUM). Kan vi nemt trække data ud af programmet, så der skabes et ledelsesmæssigt overblik?
    • Understøtter programmet både de socialfaglig og sundhedsfaglige tilsynskriterier?

(VIGTIG) - Inviter medarbejdere med på formødet med leverandøren. Det er medarbejdernes hverdag, det handler om. De kender hverdagen og har ”hands on”-erfaringer på, hvad de mangler.

 

Trin 2:

  1. Se på organisationens evalueringskultur. (ET PUNKT HVOR LEDEREN VIRKELIG SKAL SÆTTE SCENEN).
    • Hvordan evaluerer vi i dag? Er det personafhængigt, eller noget, som vi organisatorisk har en klar systematik for?
    • Hvis det er personafhængigt, eller er sat i klar systematik, overholder vi så deadlines? Og hvordan ser kvaliteten ud? Hvor og hvordan kan vi forbedre vores dokumentation?
    • Spørg dig selv: Har jeg sat en ordentlig ramme for mine medarbejdere i forhold til evalueringskulturen? Kig konkret ind i den data du har. Er der opstillet målsætninger for indsatserne? Skrives der dagbogsnotater ud fra disse? - Og evalueres de løbende? Hvordan ser kvaliteten ud fra delmålsevalueringerne? Er det subjektive holdninger eller faglige objektive betragtninger på dagbogsnotaterne? Hvor kan du justere og vejlede? Og hvad med de halvårlige evalueringer? Bliver de sendt? Og igen… Læser du dem? Sender dine medarbejdere den samme skabelon ud, eller er det personafhængigt?

 ALT DETTE OG MÅSKE MEGET MERE TIL SKAL SIKRE SYNERGIEN PÅ INDSATSEN

 

Trin 3:  

  1. Når du som leder har blotlagt trin 2 som dels handler om, hvad gør vi, og hvad vi ikke gør, så kan du med fordel kigge på, hvordan du fremadrettet vil arbejde. Den analyserende fase er derfor nu blevet mere konkret. Når rammen er sat, skal der struktur på praksis - kig på hvem, der skal gøre hvad og hvorfor. 
    • Når vi får tilsendt en ny sag: Hvem indskriver denne og uploader dokumenter på sagen etc.
    • Hvordan og hvem beslutter, hvem der skal være primær på borgersagen. Fordeler vi ud fra kompetencer eller tid?
    • Er handleplanen oprettet med delmål, så alle kan se, hvad bestillingen lyder på? Er det én fra ledelsen, koordinator eller medarbejder, som indskriver delmålene?
    • Sæt rammen. eks: Hos os evaluerer vi på delmålene hver 6 uge. I Dagbogsprogrammet skal der ved indskrivningen af delmålet sættes en evalueringsdato. På den måde kan I planlægge, hvornår I skal mødes i forhold til evalueringerne.
    • Brug en medarbejder fra Sofus som sparringspartner: Før en eventuel implementering er det vigtigt, at der er overensstemmelse mellem det konsulenten underviser i, og det du som leder vil have eksekveret i praksis.
    • DU SKAL være til stede, når den digitale strategi skal implementeres. Det er her, du opfanger misforståelser og forstår medarbejdernes eventuelle modstand mod forandring.
    • Slutteligt: Du skal fortsat lave halvårlige ”audit” på kvaliteten af den data, som dine medarbejder generer i systemet. Brug trin 2 som løftestang.