Da barnevernsinstitusjonen Fjellstø Omsorg søkte et enkelt, brukervennlig og sikkert fagsystem falt valget på sofus sitt Dagbokprogram for institusjoner. “Nå har vi mer tid med ungdommen selv om dokumentasjonskravet blir stadig større,” sier miljøterapeut Linn Marita Grimsgård.
Fjellstø Omsorg er en statlig godkjent barnevernsinstitusjon som ble stiftet i 2016. Med et hovedfokus og utviklingsområde på psykiatri og traumer, jobber rundt 40 dedikerte ansatte med sårbare barn og ungdom i bofelleskap på Geilo og Gol, i tillegg til treningsleiligheter i Hallingdal. Tjenestetilbudet deres omfatter døgnplasser i et standardisert forløp, ettervern, avlastning og fosterhjem.
“Da vi søkte etter et fagsystem som kunne gi oss den strukturen og sikkerheten vi trengte, samtidig som det var intuitivt og brukervennlig, fant vi sofus og deres Dagbokprogram for institusjoner,” sier Anne Arnegård Kjøl, avdelingsleder Geilo.
Dagbokprogrammet har blitt et verdifullt verktøy for institusjonen, som hjelper de med å håndtere skriftlig arbeid, kommunikasjon og dokumentasjon knyttet til ungdommene de har ansvar for.
Mer tid til ungdommene
“Med sofus opplever vi et svært oversiktlig og brukervennlig system. Alle våre ansatte kan enkelt lære seg å bruke programmet, det er oversiktelig og gir god mulighet for å nå alle med informasjon. Dette gjør at vi kan bruke mer tid med og for ungdommene vi virkelig gjør en forskjell for i hverdagen,” sier Anne.
En annen betydningsfull fordel Fjellstø Omsorg fremhever, er at de opplever det som et sikkert system.
“Nå opplever vi at dokumenter og data ligger I et trygt og godt system, og vi har kun denne ene plattformen å forholde oss til. Vi kan nå jobbe trygt, effektivt og godt, fortsetter hun.
Å ha alle dokumentene samlet på ett sted har vært svært praktisk for Fjellstø Omsorg. Linn Marita påpeker at de enkelt kan dele og kommunisere gjennom systemet, og at dokumentasjonsarbeidet deres har blitt mer effektivt. sofus har også hatt en positiv innvirkning på deres pedagogiske arbeid.
“Handlingsplanene er integrert i dagboksloggen, slik at alle er informert om hvor vi er i arbeidsprosessen og hva vi jobber med konkret for hver enkelt ungdom. Dette har gjort dokumentasjonen mer målrettet og konkret,” sier hun.
Trygghet og oversikt
“En av de mest verdifulle funksjonene ved sofus for oss er det standardiserte forløpet som hjelper oss med å følge kravene og fristene vi er pålagt. Vi kan planlegge oppgaver og har maler direkte i sofus. Dette er svært nyttig,” sier Linn Marita.
Løsningene i Sofus hjelper oss også til å ha en god oversikt over lover, regler og frister.
“Vi hadde også behov for å opprette en egen arena for Trygghet og sikkerhet, og sofus gir oss muligheten til å gjøre det. Vi setter pris på at systemet ikke har unødvendige funksjoner som vi ikke trenger, og vi kan skreddersy områder som er viktige for akkurat oss,” sier Anne.
Ryddig implementering og tett samarbeid
Implementeringen av sofus har vært en ryddig prosess for Fjellstø Omsorg, med fysiske oppstartsmøter og opplæringskurs for hele personalgruppen. For å komme godt i gang med systemet har det vært viktig for institusjonen å sette av tilstrekkelig tid til å lære seg systemet. De har dedikert fagdager/møter hvor ansatte har jobbet med konkrete caser for å bli kjent med systemet. Demoen i systemet har også vært nyttig for å eksperimentere og lære uten å risikere å påvirke det virkelige arbeidet.
“Å implementere et nytt system tar tid, og det oppstår av og til utfordringer underveis. Alle våre ansatte kan gi direkte tilbakemeldinger til sofus, og vi føler oss hørt og involvert i utviklingen av systemet,” sier Anne.
Anne forteller at noe av det som gjorde at de valgte løsningen, og som skiller sofus fra konkurrentene, er deres nærhet og tette samarbeid.
“I sofus har vi en leverandør som er en partner for oss, og som kan tilby personlig oppfølging og støtte når vi trenger veiledning”, avslutter hun.