Fjellstø Omsorg får mer tid med ungdommen med sofus
Da barnevernsinstitusjonen Fjellstø Omsorg søkte et enkelt, brukervennlig og sikkert fagsystem falt valget på sofus sitt Dagbokprogram for institusjoner. “Nå har vi mer tid med ungdommen selv om dokumentasjonskravet blir stadig større,” sier miljøterapeut Linn Marita Grimsgård.
Fjellstø Omsorg er en statlig godkjent barnevernsinstitusjon som ble stiftet i 2016. Med et hovedfokus og utviklingsområde på psykiatri og traumer, jobber rundt 40 dedikerte ansatte med sårbare barn og ungdom i bofelleskap på Geilo og Gol, i tillegg til treningsleiligheter i Hallingdal. Tjenestetilbudet deres omfatter døgnplasser i et standardisert forløp, ettervern, avlastning og fosterhjem.
“Da vi søkte etter et fagsystem som kunne gi oss den strukturen og sikkerheten vi trengte, samtidig som det var intuitivt og brukervennlig, fant vi sofus og deres Dagbokprogram for institusjoner,” sier Anne Arnegård Kjøl, avdelingsleder Geilo.
Dagbokprogrammet har blitt et verdifullt verktøy for institusjonen, som hjelper de med å håndtere skriftlig arbeid, kommunikasjon og dokumentasjon knyttet til ungdommene de har ansvar for.
Mer tid til ungdommene
“Med sofus opplever vi et svært oversiktlig og brukervennlig system. Alle våre ansatte kan enkelt lære seg å bruke programmet, det er oversiktelig og gir god mulighet for å nå alle med informasjon. Dette gjør at vi kan bruke mer tid med og for ungdommene vi virkelig gjør en forskjell for i hverdagen,” sier Anne.
En annen betydningsfull fordel Fjellstø Omsorg fremhever, er at de opplever det som et sikkert system.
“Nå opplever vi at dokumenter og data ligger I et trygt og godt system, og vi har kun denne ene plattformen å forholde oss til. Vi kan nå jobbe trygt, effektivt og godt, fortsetter hun.
Å ha alle dokumentene samlet på ett sted har vært svært praktisk for Fjellstø Omsorg. Linn Marita påpeker at de enkelt kan dele og kommunisere gjennom systemet, og at dokumentasjonsarbeidet deres har blitt mer effektivt. sofus har også hatt en positiv innvirkning på deres pedagogiske arbeid.
“Handlingsplanene er integrert i dagboksloggen, slik at alle er informert om hvor vi er i arbeidsprosessen og hva vi jobber med konkret for hver enkelt ungdom. Dette har gjort dokumentasjonen mer målrettet og konkret,” sier hun.
Trygghet og oversikt
“En av de mest verdifulle funksjonene ved sofus for oss er det standardiserte forløpet som hjelper oss med å følge kravene og fristene vi er pålagt. Vi kan planlegge oppgaver og har maler direkte i sofus. Dette er svært nyttig,” sier Linn Marita.
Løsningene i Sofus hjelper oss også til å ha en god oversikt over lover, regler og frister.
“Vi hadde også behov for å opprette en egen arena for Trygghet og sikkerhet, og sofus gir oss muligheten til å gjøre det. Vi setter pris på at systemet ikke har unødvendige funksjoner som vi ikke trenger, og vi kan skreddersy områder som er viktige for akkurat oss,” sier Anne.
Ryddig implementering og tett samarbeid
Implementeringen av sofus har vært en ryddig prosess for Fjellstø Omsorg, med fysiske oppstartsmøter og opplæringskurs for hele personalgruppen. For å komme godt i gang med systemet har det vært viktig for institusjonen å sette av tilstrekkelig tid til å lære seg systemet. De har dedikert fagdager/møter hvor ansatte har jobbet med konkrete caser for å bli kjent med systemet. Demoen i systemet har også vært nyttig for å eksperimentere og lære uten å risikere å påvirke det virkelige arbeidet.
“Å implementere et nytt system tar tid, og det oppstår av og til utfordringer underveis. Alle våre ansatte kan gi direkte tilbakemeldinger til sofus, og vi føler oss hørt og involvert i utviklingen av systemet,” sier Anne.
Anne forteller at noe av det som gjorde at de valgte løsningen, og som skiller sofus fra konkurrentene, er deres nærhet og tette samarbeid.
“I sofus har vi en leverandør som er en partner for oss, og som kan tilby personlig oppfølging og støtte når vi trenger veiledning”, avslutter hun.
Dokumentasjonskonferansen 28. oktober 2021 i Asker
Det skulle bli høsten 2021 før vi kunne satse på en reell gjennomføring av den fysiske konferansen om dokumentasjon på barnevernfeltet. Det stilles store og nye krav til dokumentasjon av innsatsen og barnets utvikling på barneverninstitusjonene og dette arbeidet vil vi gjerne være med på å støtte institusjonene i.
Så nå tør vi satse, og vi gleder oss til å dykke ned i mange spennende temaer sammen med de erfarne og dyktige foredragsholderne våre!
I perioden frem mot konferansen kommer vi til å presentere hver og en av de profesjonelle fagpersonene som skal bidra og hva de skal snakke om. Vi kommer også til å gi noen små teasere på en del av temaene konferansen kommer til å berøre, såsom personsikkerhet og GDPR, systematikk, målstyring, vitendeling, overblikk, medvirkning, effektmåling og ledelse.
Meld deg på her
PLANER
Hva er en plan?
En plan er et verktøy for prosesstyring. Det er et dokument som tydeliggjør i hvilken retning innsatsen skal gå og hvordan den skal se ut. En plan brukes aktivt ved evalueringer for å finne ut av om de innsatsene vi har brukt for å komme nærmere målsetningene er presise nok, om målet er nådd eller i hvilken grad vi er kommet nærmere målet for den samlede innsatsen.
Hvorfor lager vi planer?
Det handler alt sammen om faglig kvalitet, samarbeid og rettssikkerhet. I alle barnevernsaker hvor det er iverksatt hjelpetiltak, er det lovpålagt å lage tiltaksplaner, og ved omsorsgovertakelser, en omsorgsplan. Bufdir har nylig innført arbeidsplaner i veiledningen om omsorgsplaner, som supplement til omsorgsplanen. Vi har også individuelle planer (IOP) for personer som har behov for langvarige og koordinerte helse- og omsorgstjenester. Men hvorfor lager vi egentlig planer?
En plan kan sammenliknes med en bestilling. Hvis vi inviterer en snekker til å løse en oppgave i hjemmet vårt, trenger vedkommende at vi er presise med å beskrive oppgaven så den er tydelig og forstått, og at målet er klart. Før dette er på plass er det vanskelig for snekkeren å vite hvordan oppgaven skal løses og bestiller kan risikere å få nytt gulv i stedet for ny dør, hvis målet ikke er klart. I barneverntiltakene gjelder det samme; vi lager planer for å ha et tydelig styringsverktøy. Da har vi noe konkret å forholde oss til når vi skal løse en oppgave for kommunene, når vi skal evaluere og finne ut av om vi er kommet nærmere målet, og når vi skal gjøre status og skrive rapporter kan vi være mer spesifikke. For eksempel hvis et mål i planen er at en ung skal ha en stabil skolegang, er det lettere å gi en konkret tilbakemelding til kommunen om hvordan utviklingen i prosessen går, når vi kjenner til målet og det skal evalueres.
Samhandling og kvalitet
For barnet eller borgeren handler det om hvilken utviklingsstøtte som trengs og for hjelperen handler det om å ha klart hvilke mål som skal nås, hvilken støtte som skal gis og hvilken innsats som skal ytes. For kommunen handler det om å sikre seg at en nødvendig oppgave blir tydeliggjort og at vi kan måle om den er helt eller delvis løst, så vi kan ta stilling til om vi skal regulere i metoder og innsats for å komme nærmere målet eller om vi er fornøyde med tiltakets håndtering. Planen er et dokument som tydeliggjør for de involverte partene hva det felles målet er, og som bidrar til økt faglig kvalitet i innsatsen, fordi vi blir skarpere på oppgaveløsningen. Og samtidig er klare forventninger og et tydelig felles mål, et bedre utgangspunkt for et godt samarbeid, enn uklarhet i oppgavebeskrivelsen.
Hvordan vet institusjonen at de er lykkes hvis de ikke vet hvilken oppgave de helt presist skal løse?
Det er avgjørende for hensikten med planen, at den er et aktivt dokument i pedagogens daglige arbeide. Dette fordi målene i planen utgjør utgangspunktet for hvordan medarbeiderne skal understøtte barnets utvikling i form av metoder/innsatser.
Mange institusjoner starter et plasseringsforløp med å lage en plan. Ofte på bakgrunn av en overordnet omsorgsplan og omfattende beskrivelser av barnets utfordringer fra forskjellige fagpersoners ståsted samt en vurdering og konklusjon fra nemnd og barnevern. For at institusjonene skal vite om de er lykkes med å løse en oppgave, bør bestillingen (planen) komme i forkant av
plasseringen og den er nødt til å være konkret og tydelig og et aktivt dokument som inngår i systematiske og jevnlige evalueringer. Hva skal vi gjøre for å få dette til å skje? En omsorgsplan er et overordnet låst dokument, som jf. lov ikke er ment som et aktivt styringsverktøy. Å gripe inn i privatsfæren og overta omsorgen og ansvaret for medmenneskers barn, er en av de mest inngripende handlingene vi kan sette i verk. Bør vi ikke da også i disse situasjonene jobbe mest mulig aktivt med planer som styringsverktøy for å understøtte en best mulig utvikling for barnet i prosessen? Er det ikke nettopp det vi trenger?
Kan måten vi dokumenterer på løse utfordringene i barnevernet?
Debatten i barnevernet har lenge vært opphetet, og både politikere, direktører og ledere, foreldre ikke minst, og advokater, psykologer og andre fagpersoner har bidratt på beste vis, til å komme med løsningsforslag.
Til og med store deler av verden utenfor har engasjert seg i barnevernets tilstand i Norge. Noen foreslår omstrukturering, andre foreslår master som svaret på en kvalitetsreform i det norske barnevernet. Men hva hvis nøkkelen til økt kvalitet i barnevernet ligger i måten vi dokumenterer på?
I en større by i Danmark, for 10 år siden, var det en forstander på et barne- og familiehjem som fikk den tanken at han ville utarbeide et system for digital håndtering av den informasjonen som de hittil hadde skrevet i små notatbøker.
Reisen fra å blant annet være ineffektive og dokumentere «alt», til å dokumentere det nødvendige, fra å være lite målrettet til å dokumentere systematisk det som er relevant for oppgaven som skal løses, og fra å ha dårlige muligheter for vitendeling til å øke mulighetene for vitendeling, har hatt mange positive konsekvenser. Det har blant annet ført til at tid har blitt frigjort til å være sammen med de menneskene man er der for. Det har ført til at man har blitt mer fokusert på den oppgaven som skal løses, så praksis har utviklet seg og effektmåling har fått en annen betydning.
Muligheten for økt grad av vitendeling har også ført til en dreining mot større grad av felles praksis i stedet for privat praksis. Fordelen ved det kan blant annet være at ansatte har den samme innsikten i barnets/den unges opplevelser den aktuelle dagen og at barnet/den unges mulighet for å bli møtt med felles forståelse, er større, da det ikke i like stor grad avhenger av hvem barnet møter. For mange institusjoner har det også betydd at barna/de unge har fått bedre hjelp, og for noen at plasseringstiden er kortet ned og de har kunnet komme hjem til familiene sine igjen.
Dette har vært resultatet for mange av de institusjonene som har begynt med målrettet, systematisk dokumentasjon. Er det ikke verdt et forsøk? Tenk hvis det er det som skal til?
